Ergänzungen zu den in Projekten eingesetzten Software- und Cloud-Diensten

1. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung mit externen Dienstleistern

Wir (im Folgenden „wir“, „uns“ oder „Verantwortliche Stelle“) nutzen in bestimmten Projekten externe Software- und Cloud-Dienste, um unsere Dienstleistungen effizient und professionell zu erbringen. Dazu gehören insbesondere:

• ChatGPT (OpenAI, Privacy Policy )
• Mistral (Mistral AI, Website )
• Anthropic ( Privacy Policy )
• Microsoft 365 inkl. Copilot (Microsoft, Datenschutzerklärung )
• Canva ( Datenschutzerklärung )
• Notion ( Datenschutzerklärung )
• HubSpot ( Datenschutzerklärung )

Im Rahmen dieser Zusammenarbeit werden personenbezogene Daten (z.B. Projektinformationen, Kontaktdaten) auf den Servern dieser Drittanbieter gespeichert, verarbeitet oder ausgetauscht. Diese Anbieter verarbeiten die Daten teils außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Wir stellen sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewahrt ist, z.B. durch den Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) und ggf. ergänzend durch den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Zweck: Die Nutzung dieser Dienste erfolgt ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung und Projektabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), insbesondere zur Kommunikation, Organisation, Dokumentation und weiteren Umsetzung unserer Kundenprojekte.
• Rechtsgrundlage: Soweit nicht bereits eine vertragliche oder gesetzliche Rechtsgrundlage vorliegt, holen wir eine ausdrückliche Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder stützen uns auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein berechtigtes Interesse ergibt sich etwa aus unserem Interesse an einer effizienten und sicheren Zusammenarbeit, sofern dadurch keine überwiegenden Interessen oder Rechte der Betroffenen beeinträchtigt werden.

3. Kategorien betroffener Personen und Daten

Betroffene Personen: Kund*innen, Geschäftspartner*innen, Interessent*innen sowie deren Mitarbeitende, sofern sie in die Projektarbeit eingebunden sind.

Datenkategorien: Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), projektbezogene Daten (z.B. Projektdetails, Kommunikation, Dateien), Meta- und Verbindungsdaten (z.B. IP-Adresse, Zeitstempel bei der Nutzung der Dienste), sofern erforderlich.

4. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der eingesetzten Dienste werden außerhalb des EWR gehostet oder verarbeitet. Sofern personenbezogene Daten in ein Land ohne angemessenes Datenschutzniveau nach Art. 45 DSGVO übermittelt werden, stellen wir sicher, dass durch geeignete Garantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO) ein angemessener Schutz der personenbezogenen Daten gewährleistet ist. Bei Bedarf informieren wir dich gerne über die konkreten Schutzmaßnahmen.

5. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist (Erfüllung des Vertrags, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen). Anschließend werden die Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Solltest du eine Löschung deiner Daten verlangen und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, wird eine unverzügliche Löschung vorgenommen.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens haben nur die Mitarbeitenden und Fachabteilungen Zugriff auf deine Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) erhalten Zugriff auf personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen ihrer vertraglichen Verpflichtungen uns gegenüber und nur, soweit dies für die Erfüllung der Leistung notwendig ist. Mit allen Auftragsverarbeitern schließen wir entsprechende datenschutzrechtliche Vereinbarungen (AVV) ab.

7. Deine Rechte als betroffene Person

Dir stehen – je nach anwendbarer Rechtsgrundlage und Situation – folgende Rechte zu:

• Auskunft über deine gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung(„Recht auf Vergessenwerden“) deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung(Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit(Art. 20 DSGVO)
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich jederzeit an uns wenden (Kontaktdaten siehe Impressum).

8. Änderungen und Aktualisierungen

Wir bitten dich, dich regelmäßig über den aktuellen Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Sobald wir Änderungen an den von uns genutzten Diensten vornehmen (z.B. neue Anbieter, aktualisierte Sicherheitsmaßnahmen oder Änderungen in der Rechtslage), werden wir diese Hinweise entsprechend anpassen.